Sanal Konferans Düzenlemenin Artıları ve Eksileri Nelerdir?

İş hayatını uzay boşluğuna benzetsek çok da yanlış bir yol izlemiş olmayız. Bu sonsuz ve ilk bakıldığında herkes tarafından anlaşılmayan iş sektörü alanında uzman kişileri ve piyasadaki güncel olayları kendine en iyi şekilde entegre kişileri öne çıkarmaktadır. Şu an adım attığınız yeni bir sektörde bundan 20 veya 30 yıl önceki kuralları uygularsanız eğer bir yere kadar ilerlemiş olursunuz. Her zaman geleneksel olgular ve yaşanmışlıklar hayatımıza değer katar, ancak kendinizi güncellemenin ne kadar önemli olduğunu unutmayın!

Tamamen dijital hayata döndüğümüz özellikle 10 yılı düşünün. Her şey ne kadar da değişti. Büyük veya küçük ölçekli tüm firmalar kendilerini ve hedef kitlelerini geliştirmek için düzenledikleri konferansları sanal ortama taşımaya başladılar. Bununla birlikte, sanal konferans düzenlemek bazı insanlar için biçilmiş kaftan olurken bazı insanlara da asla eskinin yerini tutmayan bir yenilik olarak göründü. 

Tartışma konusu haline gelmiş sanal konferansların artık ve eksi yönleri nelerdir? 

Artı Yönleri 

1. Düşük Maliyet.

Sanal bir konferans düzenlemek ile fiziksel bir konferans düzenlemek arasındaki en büyük fark maliyet farkıdır. Bu işin ehli olmayan biri bile aradaki maliyet farkının ne denli fazla olduğunu hayal edebilir. Sanal bir konferans düzenlemeyi tercih eden birey bu süreçte konaklama, yeme-içme, ulaşım, mekan sigortası, kira ve materyal basım fiyatı gibi yüksek bütçeli giderlerden kurtulmuş olacaktır.

2. Zaman Tasarrufu.

Sanal olarak gerçekleştirilen herhangi bir etkinlik birçok açıdan kazanç sağlar. Her şeyden önce işinizi daha kısa sürede bitirebilirsiniz. Bunun nedeni ise sanal konferansların genelde fiziki konferanslara oranla daha kısa sürede gerçekleşiyor olmasıdır. Zamandan tasarruf ederken aynı zamanda hedefinize ulaşırken daha az enerji harcar ve üretkenlik sürenizi artırırsınız. Katılımcılarınız da en az sizin kadar zaman enerji tasarrufu yaparak alabilecekleri maksimum verimi almış olurlar. 

3. Daha İyi Lojistik. 

Sanal bir konferans hazırlamak geleneksel yöntemlere göre çok daha hızlı gerçekleşir. Sanal bir konferans dakikalar içinde kurulup faaliyete geçirilirken, fiziksel bir mekan bir günlük planlama ve yürütme gerektirebilir. Ayrıca, online olarak davetiye göndermek de basılı bir şekilde davetiye göndermeye kıyasla çok daha kolaydır. 

4. Etkin Pİyasa. 

Potansiyel müşterileriniz ürünlerinizden ve hizmetlerinizden yalnızca bir tık uzaklıkta olacağından şirketinizle ilgili bilgileri sanal bir konferans ile  paylaşmak daha kolay ve etkilidir. Fiziksel olarak düzenlediğiniz etkinliklerde alanın kısıtlı olması nedeniyle potansiyel müşteri kitlenizde azalma olduğunu fark edeceksiniz. Potansiyel alıcılarınızın çoğunun şirketleri dolaşmak ve araştırmak için sınırlı zamanı ve enerjisi vardır. Bu yüzden sanal etkinlik yaparak hedeflerinize daha pratik bir yoldan ulaşabilirsiniz. 

5. Veri Toplama

Sanal bir platformda gerçekleşen konferanslar sayesinde katılımcılar çeşitli veri ve bilgileri toplayabilirler. Bu süreçte anket tarzı veri toplayıcıları katılımcılara dağıtılabilir ve etkinlik kapsamında veriler toplanabilir. Etkinlik sonunda toplanılan veriler etkinlik boyuncaki verimin ölçülmesini ve gelecek etkinlikler için yol haritası oluşturulmasına olanak sağlar. 

Eksi Yönleri 

1. İnsan Etkileşimi Olmaması.

Sanal bir konferans düzenlemenin en büyük dezavantajı ise canlı bir insan iletişimi kurulamamasıdır. Bu durum sanal platformlardaki en önde gelen dezavantajlardan biridir. Bizi insan yapan en temel unsurlardan biri olan iletişimi karşılıklı ve canlı olarak yapmak varken araya bir alıcı koymak her zaman aynı etkiyi yaratmayabiliyor. Bu nedenle, canlı ve yüz yüze iletişim kurmak hala daha çok tercih edilen bir yöntem haline geliyor. 

2. Daha Az Heyecan Duyma. 

Yüzlerce kişinin katıldığı bir konferans düşünün ve sizin de burada bir konuşmacı olduğunuzu hayal edin. Fiziksel olarak hazırlanmış, çok fazla masraf yapılmış ve emek harcanmış bu konferansta hissedeceğiniz heyecan duygusunu sanal bir ortamda düzenlenen konferans ile karşılaştırmak epey bir zor olacaktır. Bulunacağı konferansın heyecanını maksimum oranda hissetmek isteyen kişilerin sanal konferanslara katılması bu bağlamda olumsuz bir sonuç doğurabilir. 

3. Dikkat Dağıtıcı Unsurlar Olması.

Sanal konferanslar katılımcıların ilgisini yüzde yüz oranda çekebilmeyi garanti etmez. Konferansa katılım sağlayan kişiler sanal platforma evlerinden veya kalabalık bir ortamdayken girebilirler. Etrafında olan biten şeyler katılımcıların dikkatini dağıtılabilir ve bu yüzden konferanstan maksimum oranda fayda göremeyebilir. Diğer bir yaygın durum da çevrimiçi platformlar üzerinden giriş yapılan sanal konferanslar boyunca diğer sosyal ağlar dikkatini çekebilir. Birden kendini uzun süredir başka bir şeyle ilgilenirken bulabilir. 

4. Sponsor Bulma Konusunda Zorluk Yaşamak. 

Bazı markalar sponsorluk işlerinde dijital platformları seçmeyi çok fazla tercih etmiyorlar. Dijital ortamlarda müşteri iletişimlerinin yoğun olmaması nedeniyle birçok firma fiziksel fuarlara sponsor olmayı daha garanti görüyorlar. 

5. Teknoloji İle İlgili Olmayan İnsanlara Ulaşamama.

Her ne kadar teknoloji çağında yaşasak da hala etrafımızda teknoloji ile arası iyi olmayan birçok insan var. İnternet kullanımını bilmeyen bir insanın sanal bir konferansa katılma şansı da bir hayli düşüktür. Bu nedenle, fiziksel konferansların hedef kitlesi sanal bir konferansa oranla daha geniştir.

Daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.