Sanal Kitleler İçin Cazip Hibrit Toplantılar Nasıl Yapılır? Neden Yapmalısınız?

Hibrit toplantılar ve hibrit etkinlikler popülaritesini günden güne artırıyor. Son zamanlarda yapılan birçok anket, özellikle pandemi dönemi sonrasında hibrit etkinliklere olan talebin ve güvenin daha da fazla yükselişe geçtiği yönünde. Hibrit etkinliklerin önemli parçalarından biri de hibrit sunum ve toplantılar. İzleyicilere hem canlı hem de sanal yollar ile hitap edilmesine olanak sağlayan hibrit etkinlikler konuşmacılar ve etkinlik sahipleri için benzersiz olanaklar sağlıyor. Bu kadar revaçta olan ve iş dünyasına yeni boyutlar getiren hibrit etkinliklerin canlı ve sanal kitleleri ne denli etkilediği de oldukça önemli bir unsur. 

Neden Hibrit Toplantılara Ev Sahipliği Yapmalısınız? 

Hibrit etkinlikler ve hibrit etkinliklerdeki sunumlar birçok nedenden kaynaklı oldukça yararlıdır diyebiliriz. İlk olarak, canlı olarak yapılan sunumlarınız özellikle pandemi süreci gibi zor geçen ve çok fazla insanın birbiriyle temas etmemesi gereken dönemler için bir rahatlama yaratmaktadır. Bununla birlikte uzun süreler emek verip ortaya çıkardığınız etkinlikleriniz sadece yerel bir izleyici kitlesine ulaşmaktan ziyade küresel bir izleyici kitlesine ulaşabilir. Bu durum da paralel olarak izleyici kitlenizin genişlemesine, daha çok insana hitap etmenize ve iş ağınızı genişletmenize olanak sağlar. 

Hibrit toplantılar dünya genelinde kısıtmalar yavaş yavaş kalkmaya ve hayat normale dönmeye başlasa bile birçok insan tercih hakkı sunmaktadır. Kendini özgür hisseden izleyiciler ister fiziki isterseler de sanal ortamlar aracılığıyla etkinlik ve toplantılara katılabilirler. Bu süreci dilediği gibi gerçekleştirecek olmaları da hedef kitlenizin katıldığı etkinliklerden yüksek bir oranda verim almasını sağlayacaktır. Peki izleyicilerinizde hibrit etkinlik süreçlerini daha çekici ve akılda kalıcı hale nasıl getirebilir misiniz? Şimdi bunlara bakalım…

Kişisel Kitlenin İhtiyaçları 

Etkileşim

İzleyicilerinizin canlı bir sunum izlerken en çok ihtiyaç duyacağı şeyleri düşünün. En başta çoğumuzun aklına etkileşim geliyor, değil mi? Pandemi döneminin öncesinde bile alanında başarılı birçok şirket canlı izleyicileri için etkileşim kurmanın yollarını aramaktaydılar. Bu tür platformların popülaritesi aynı zamanda etkinlik sahiplerinin daha fazla canlı izleyiciye ulaşmak istediklerinin de bir kanıtı niteliğindedir. Aynı zamanda, izleyiciler de doğal olarak daha fazla interaktif sunumlar görmek isterler. Bir konuşmacının sadece bir sunum sürecinden geçtiği, tüm konuşma noktalarına ulaştığı ve dinleyicilerin ilgisini çekmeden sunumu bitirdiği günler geride kaldı. 

Etkileşim, hedef kitlenizin ilgisini çekmenin ve kendilerini etkinliğe daha bağlı hissetmelerini sağlamanın harika bir yoludur. Bu durum daha çok sanal izleyiciler için geçerlidir ve sizi günün sonunda kazançlı bir sunucu yapar. Ve ekstra bir bilgi olarak; mobil cihazlar aracılığıyla katılımı ne kadar çok teşvik ederseniz, etkinliğiniz sırasında o kadar fazla veri toplarsınız!

Kolay Sindirilen Ana Fikirler 

Etkinliği takiben izleyicileriniz ile bilgi paylaşmak özellikle izleyicileriniz canlı olduğunda çok önemlidir. Katılımcılarınızın birçoğu bir defter ve kalemle hazır olarak sizi dinlemeye gelmiş olabilir, ancak bu durum değindiğimiz tüm önemli noktaları benimsedikleri anlamına gelmez. Hem sizin hem de izleyicilerinizin değerli zamanlarını ayırdıkları bu süreçte paylaşılan bilgilerin geçici olması, gerçekleştirilen etkinliğin verim oranını bir hayli aza indirger. Bu ve bunun gibi durumları engellemek adına etkinlikten sonra materyalleri kitlenizle paylaşmak çok önemlidir. Bu durum izleyicilerinize yalnızca konunuz hakkında bir tazeleme sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yaklaşan iş ihtiyaçlarını değerlendirirken sizi akıllarında tutar.

Sunumunuza etkileşimli öğeler eklediyseniz, etkinliğinize tam olarak kimlerin katıldığını takip etme şansınız çok yüksektir. Bu listeyi bir hedef kitle segmenti olarak kullanabilir ve onlara daha sonra destekleyici belgeler ve ek bilgiler içeren bir takip e-postası gönderebilirsiniz. 

Sanal Kitlenin İhtiyaçları 

Bağlılık Hissi

Sanal izleyiciler, sanal sunumlar sırasında birçoğumuzun bildiği gibi bağlantılarının koptuğunu hisseder. Bu hissiyatı azaltmak için hibrit toplantılar organize edin. Kitlenizin, sırayla canlı olarak yanıtlayabileceğiniz sorular göndermesine izin verin. Ek olarak, katılımcılardan gelen tweetleri ve gönderilerini içeren canlı sosyal yayınları dahil edin ve sunumunuz boyunca devam etmesini sağlayın. Bunun gibi eklemeler size küçük gelebilir, ancak hedef kitleniz üzerinde güçlü bir etki yaratır. Sadece sanal izleyicileriniz katılmak istemeyecek, aynı zamanda canlı izleyicileriniz de katılacak!

Sürükleyici Ortamlar

Sanal kitlenizin bağlı hissetmesini sağlamak, onlara canlı sunumdaymış gibi hissedecekleri sürükleyici bir ortam sunar. Etkinlik alanınızdan sonra modellenmiş çarpıcı bir 3D sanal oditoryum oluşturun, böylece sanal katılımcılarınız da tam yanınızdaymış gibi hissedebilir ve sizi o sahnedeyken hayalinde canlandırabilir. 

İsteğe Bağlı Görüntüleme

Etkinliklerinizi oluştururken kendinize dürüst olmak ve olayları geniş bir yelpazede düşünmek sizi rakiplerinize kıyasla ileriye taşıyacaktır. Kendinize dürüst olursanız eğer sunum yaptığınız sürede bazı katılımcılarınızın müsait olamayacağını da düşünebilirsiniz. Bu nedenle, sunumunuzu tamamlandıktan sonra sunumun bir kaydını sunmak harika bir fikirdir. Bu şekilde, sanal kitleniz kendilerine en uygun zamanda izleyebilir. Hatta canlı izleyicileriniz daha sonra kaydı izlemek bile isteyebilir! Tekrar ziyaret edebilmeleri, not alabilmeleri ve gerektiğinde meslektaşlarıyla paylaşabilmeleri için tüm katılımcılarınıza erişim izni verin.

Hibrit Toplantılarınız İçin Bazı Önemli İpuçları 

Şu ana kadar birden fazla toplantı veya etkinlik yapmış olabilirsiniz. Ancak unutmayalım ki geçmiş geçmişte kaldı. Gelecek için ise de kendimize katacağımız sınırsız alternatifler bizi bekliyor. Gelecekteki hibrit toplantılarınızı düzenlerken her iki kitleniz için de en iyi nasıl etkileşim kurabileceğinize dair birkaç ipucu:

• Hem yüz yüze hem de sanal izleyicilerin katılabileceği etkileşimli öğeler planlayın, böylece tüm katılımcılar için bir bağlılık hissi yaratabilirsiniz.

• Etkinliğin ardından anlaşılabilir ana düşünceler paylaşın. Sunumunuzla ilgilenen tüm katılımcılara bir takip e-postası gönderin.

• Hibrit toplantılarınızda bir Soru-Cevap veya canlı sosyal etkinlik düzenleyin. Sanal ve yüz yüze katılımcıların, canlı yayınınıza eklenmek üzere sosyal medyada soru göndermesine veya sizi etiketlemesine izin verin.

• Sunumlarınızı isteğe bağlı bir şekilde sanal veya yüz yüze olarak kolaylıkla incelemelerine izin verin. 

Etkinlik düzenlemek ve bilgilerinizi binlerce kişi ile paylaşmak istiyor olabilirsiniz. Bu durumda size tek bir alternatifiniz olduğunu söyleyenler olursa inanmayın. Hibrit etkinlikler veya toplantılar yaparak her kitleye ulaşmak ve sınırlarınızı ortadan kaldırmak artık sizin elinizde. Detaylı bir şekilde oluşturulmuş bir plan ve emek ile istediğiniz her şeyi başaracağınızdan emin ol. Hibrit etkinlikler düzenleyerek her kitleye ulaşın ve kendinizi global ortama taşıyın. Katılımcılarınıza isteklerine uygun ve özgür olacakları seçenekler sunmak size olan bağlılığı artıracaktır. Bu ve bunun gibi önemli ipuçları için Endless Fairs’i takipte kalın.