Sanal Etkinlikler Nedir? Nasıl Faaliyet Gösterirler?

Konferanslar, ticari fuarlar, kariyer fuarları ve seminerler çoğu şirkette ve büyük organizasyonlarda dâhil her yerde giderek artış göstermektedir. Bu etkinlikler daha geniş bir kitleye ulaşmak, iş arayanları çekmek veya yeni ürünleri ortaya tanıtmak için yapılan kampanyaların aslında bir parçası olarak görülebilir. Ancak, bu olayların fiziksel ortamlarda mümkün olmadığı mevcut küresel durumun hepimiz artık farkındayız.

Bu nedenle, artık birçok sektör sanal etkinliklere yöneldi. Yüz yüze etkinlikler ve konferanslar, etkinlik düzenlemenin bilindik bir yöntemi olsa da onları sanal bir ortama taşımak sanıldığı kadar zor değildir. Daha önce deneyimlememiş kişiler için zor ve karmaşık gözükse de aslında düşünüldüğü kadar zor ve karmış değiller. Bir kez okuyup sanal etkinliklerin ne olduğunu ve insanların neden bunlara ev sahipliği yaptığını öğrendikten sonra sanal etkinlikler düzenlemenin şirketiniz için oldukça faydalı bir fikir olduğunu anlayacaksınız.

Sanal Etkinlikler Nedir?

Önce temel bilgilerle başlayalım, sanal etkinlikler tam olarak nedir gelin sizin için detaylıca açıklayalım. Sanal bir etkinlik izleyiciler, katılımcılar, sunum yapan kişiler ve markaların iletişim kurması için bir platform sağlar. Bu ortamda katılımcılar fikirleri paylaşabilir, farklı konuları ve yeni ürünleri tartışabilir ve fiziksel ortamlarda deneyimledikleri aynı durumları sanal olarak da yaşayabilirler. Burada ortaya çıkan durum aslında bir markanın veya organizasyonun düzenleyebileceği diğer herhangi bir fiziksel olaya çok benzer. Sadece bu faaliyetler online olarak gerçekleşir.

Sanal etkinlikler olması gerektiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Basitçe sosyal medya aracılığıyla veya bir video konferans aracıyla yapılabilir. Ancak, bir kariyer fuarı, ticaret fuarı veya benzeri bir şeyle ortaya çıkmak istiyorsanız, sanal bir etkinlik platformu kullanmanız size daha fazla fayda sağlayacaktır.

Şimdi gelin bir sanal bir ticaret fuarı düşünelim. Bir ticaret fuarı, ürünleri ile sergilenen düzinelerce markadan oluşur. Bu ürünleri canlı ürün demoları veya sunumlar yoluyla sunarlar. Markalar daha etkileşimli olmaya çalışabilir ve izleyicileri ürün vitrinlerine daha fazla dahil edebilir. Bu süreç canlı sohbet, Soru-Cevap oturumları ve hatta canlı anketler aracılığıyla yapılabilir. Ticaret fuarları sadece sanal etkinlikler için bir örnektir. Yararlanabileceğiniz çok daha farklı sanal etkinlik türleri vardır. Bunların hepsine ilerleyen aşamalarda bakacağız.

Muhtemelen sizin de bildiğiniz gibi katılımcılar ve ziyaretçiler iş, akademik veya konferans tarzı etkinliklere katıldıklarında belirli beklentileri vardır. Bir katılım ve katılım hissi olması gerekir ve iyi bir sanal etkinliğin amacı da temelde budur. Bu sadece daha fazla gelir elde etmekle ilgili değil, daha büyük ve daha sadık bir kitle oluşturmakla ilgili olabilir.

Sanal Etkinlikler Nasıl Faaliyet Gösterir? 

Artık sanal etkinliklerin ne olduğunu hepimiz iyi bir şekilde biliyoruz. Peki, nasıl işlediklerine gelin birlikte bakalım. Kariyer fuarları, konferanslar ve hatta açık günler gibi farklı etkinliklerin farklı ihtiyaçları vardır. İhtiyaçlarınız ve hedefleriniz, ev sahipliği yaptığınız etkinliğin türüne ve hangi kitleyi hedeflemeye çalıştığınıza bağlı olarak değişecektir. Ancak, farklı sanal etkinliklerde ortaya çıkan bazı ortak yönleri gözden geçirebiliriz.

Öncelikle başlangıç seviyeden bahsedelim. Bunun için Zoom, Microsoft Teams gibi video konferans araçlarına ve hatta Twitch veya YouTube gibi canlı yayın hizmetlerine ihtiyacınız var. Bazen basit düşünme işe yarar ve işinize ve ürünlerinize asıl olaydan daha fazla odaklanmanıza olanak tanır. Ancak, bazı etkinlikler ekstra araçlara ve hizmetlere ihtiyaç duyar. Sanal etkinlikleri fiziksel etkinliklerden ayıran birkaç özelliğe bakalım.

Sanal Etkinlik Platformlarının Özellikleri Nelerdir? 

Açılış Sayfaları

Etkinliğiniz ne olursa olsun, ister fiziksel ister sanal olsun, bunun için bir web sitesinin kurulması gereklidir. Etkinlik için tamamen ayrı bir web sitesi istemiyorsanız, etkinliğiniz için bir mikro site gibi çalışan bir açılış sayfası kullanın. Açılış sayfası, insanların bir etkinliğe kaydolmak istediklerinde yönlendirilecekleri sayfadır. İnsanlar bu sayfayı doğrudan ziyaret edebilir veya sosyal medya paylaşımlarınız aracılığıyla bulabilirler.

Bir açılış sayfası ile ziyaretçilere etkinlik programı, hangi markaların ve konuşmacıların hazır olacağı ve nasıl kaydolmaları gerektiği hakkında bilgi verebilirsiniz. İnsanların etkinlik hakkında hevesli olması için çekici bir açılış sayfasına sahip olmak önemlidir.

İsteğe Bağlı İçerik

Sanal etkinlikleri bu kadar popüler yapan şeyin büyük bir kısmı isteğe bağlı içeriktir. Bu, bir dereceye kadar fiziksel etkinliklerde de elde ettiğiniz bir şeydir. O zaman bile, fiziksel bir etkinliğin her anını kaydetmek bildiğiniz üzere inanılmaz derecede zordur. Bu, sanal etkinliklerin tartışmasız daha tercih edilebilir olduğunu kanıtlayan bir durumdur. Keynote'lar, sunumlar, demolar, ürün tanıtımları ve daha fazlası, etkinlik sırasında ve sonrasında kolayca görüntülenebilir.

 Canlı Yayınlar

Sanal etkinlikler söz konusu olduğunda canlı yayınlar çok önemlidir. Elbette, her şeyi önceden kaydedebilir ve ardından bir web sitesinde veya Youtube kanalında yayınlayabilirsiniz. Ancak bu yaklaşım, canlı bir etkinliğin oluşturduğu türden kişisel bağlantılar oluşturmaz. Yayın oturumları, her tür sanal etkinliğe ev sahipliği yapmanın çok önemli bir bileşenidir.

Büyük bir etkinlik, canlı yayınlandığında daha iyi sonuç verecek çok sayıda oturuma sahip olacaktır. Toplantılar, konferanslar, ticari fuarlar ve diğer etkinlikler, katılımcılar arasında daha etkileşimli bir deneyim yaratmak için yayınları kullanır. Ayrıca Soru-Cevap oturumları, anketler ve diğer etkileşim özelliklerinin daha özgün hissetmesini sağlar.

Özelleştirme

İyi bir sanal etkinlik platformu, etkinliğinizi beğeninize göre özelleştirmenize olanak tanır. Hepimizin bildiği gibi bugünlerde marka imajı ve temsilleri, gerçek ürünler kadar hatta daha fazla anlam ifade ediyor. Bu nedenle ayrıcalıklı bir çözüme sahip olmak kullanışlı olacaktır. İyi bir sanal etkinlik platformu, kendi markanızı kullanmanıza olanak tanır. Özelleştirme ile markanızı tüm yönleriyle dahil etmenize olanak tanır. Bu durum açılış sayfası, etkinlik lobisi, oditoryum, sergi stantları ve daha fazlası için geçerlidir. Özelleştirmenin bir başka yönü de sosyal medya entegrasyonudur. Sosyal medyanın etkisi büyüktür ve her sektör için geçerlidir. Etkinliğin kendisinin pazarlaması ve tanıtımı söz konusu olduğunda, platformun sosyal medya kanallarını dahil etmenize izin verdiğinden emin olun.

Sanal Etkinliklerin Faydaları Nelerdir? 

Şimdiye kadar konuştuklarımızdan anlaşılacağı gibi sanal etkinlikler çoğu sektöre birçok avantaj ve fırsat getiriyor. Bu, gereksinimlerinizin ne olduğuna ve bir etkinliği yürütmeyi ne kadar iyi başardığınıza bağlıdır. Bu nedenle, düzgün bir şekilde yapıldığında, sanal etkinliklerin size sunacağı birçok fayda bulabilirsiniz. Bunlardan birkaçını hızlıca gözden geçireceğiz. 

Daha iyi analiz: Genel olarak, bir katılımcının bir etkinlik içinde katıldığı tüm etkinlikleri takip etmesi oldukça zordur. Neyse ki, birçok sanal etkinlik platformu, bir katılımcının bir standı kaç kez ziyaret ettiğini veya kaç oturuma katıldığını izlemenize yardımcı olabilir. Bu, genel katılımı ve katılımcı ilgisini değerlendirmenize yardımcı olur.

Daha fazla erişim: Etkinlik ne olursa olsun, daha geniş bir kitleye ulaşmak neredeyse her zaman yararlıdır. Fiziksel etkinlikler bu açıdan iyi sonuç verse de seyahat masrafları, program çakışmaları, seyahat kısıtlamaları vb. nedenlerle bazı insanları kısıtlamış olursunuz. Örneğin; engelli bşreylerin fiziksel etkinliklere katılması zordur. Sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, dünyanın herhangi bir yerindeki insanların etkinliğinize kendi evlerinin rahatlığından kolayca katılmalarını sağlar.

Maliyet tasarrufu: Sanal etkinlikler söz konusu olduğunda, kaynaklardan ve genel maliyetlerden tasarruf sağlanır. Mekan kirası, ekipman maliyetleri, catering maliyetleri ve daha fazlası için endişelenmenize gerek kalmayacak. Elbette sanal etkinliklerin, platform ücretinin kendisi ve satın almanız gerekebilecek birkaç yazılım hizmeti gibi başka maliyetleri vardır. Ancak çoğu durumda sanal etkinlikler fiziksel etkinliklerde daha ekonomiktir.

Siz de sanal etkinliklerin gücünü keşfetmek ve firmanızı olduğu yerden birkaç adım ileriye taşımak istiyorsanız, bu deneyimi şimdi Endless Fairs’la deneyimleyin. Sanal etkinlikler hakkında detaylı bilgiye ulaşmak için hemen bizimle iletişime geçin. Sağlam altyapımız ve güvenilir platformumuzla unutulmaz bir etkinliğe imza atın.