Hibrit Ortamda Diplomatik Etkinlikler Nasıl Gerçekleştirilir? (Örnekli)

İlk olarak hibrit etkinlerin ne olduğu hakkında sizi bilgilendirerek yazımıza başlayalım. Son zamanlarda sıklıkla duyduğumuz hibrit etkinlikler hem dijital platformlarda hem de fiziki platformlarda gerçekleşen etkinlik türüne denir. Buradaki avantaj katılımcılara özgür bir atmosfer yaratarak kendilerine en uygun seçeneği seçmeleri ve maksimum oranda verim yaratabilmektir. Hibrit etkinliklerde en önemli noktalardan birisi fiziki ve dijital katılım arasında organik bir bağ kurmaktır. Tüm katılımcıların fiziksel ortamda, fiziksel ile dijital arası, dijital ortamda ve son olarak dijital ile fiziksel ortamlar arasında etkileşim ve iletişimin gerçekleştiği organizasyonlardır. 

Hibrit etkinlikler hem etkinlik düzenleyicilerine de hem de katılımcılara birçok avantaj sunduğu için günden güne tercih edilme oranları yükselmektedir. Bu durum da paralel olarak hibrit etkinliklere olan talebin artması anlamına geliyor. Sadece fiziksel olarak düzenlenen etkinliklerin yanı sıra hibrit etkinliklere yer vererek katılımcı sayısında bir hayli fazlalaşma ve ulaşım, konaklama ve yeme-içme gibi masrafların ortadan kaldırılması gibi hem katılımcılar hem de organizatörler için birçok fayda ortaya konulur. Hibrit etkinlikleri düzenlerken size herhangi bir kısıtlama sunulmaz. Eğitim fuarlarından diplomatik etkinliklere kadar birçok alanda hibrit etkinlikler düzenleyebilirsiniz. 

Diplomatik Etkinlikler Nasıl Düzenlenir? 

Siyasi, ekonomik veya akademik öneme sahip büyük etkinlikleri planlamak büyük özen ve sıkı çalışma gerektirir. Diplomatlar ve profesyonel iş adamları, yüksek düzeyde verimliliğe ve en kaliteli misafirperverliğe alışkındır ve tüm destek personeli ekipleri, büyük siyasi, diplomatik veya endüstri sektörü etkinliklerinin genel başarısı için genellikle çok önemlidir. Seyahat düzenlemelerinden yemek ve mekana kadar her şey göz önünde bulundurulmalıdır ve davetli misafirlerin çoğu tercihleri ​​veya özel beslenme istekleri ile gelecektir. Diplomatik etkinlikleri planlarken dikkat etmeniz gereken bazı unsurlar vardır. Bu aşamada aşağıdaki maddelere dikkat etmelisiniz. 

• Etkinliğin tam olarak ne olduğunu ve amaçlanan hedeflerin ne olduğunu belirleyin . Etkinlik bir hayır kurumu mu, önemli kişiler ve VIP'ler için bir toplantı mı yoksa birden fazla konuşmacının olduğu bir sunum forumu mu?

• Konuk konuşmacılarınızı davet edin ve uygun olup olmadıklarını netleştirin.

• İstediğiniz mekanın rezerve edildiğinden emin olun.  Bunun olaydan çok önce yapılması gerektiğini bilmelisiniz. Birçok noktada geniş olanaklarına sahip bir mekan her zaman tercih edilir.

• Yemek organizasyonu için çok ayrıntılı plan yapın.

• Sunumların/toplantıların sırası, yemek saatleri ve mekan dahil olmak üzere bir program oluşturun.

• Uçuş ve/veya ulaşım rezervasyonu yapın. Düşük kaliteli havayollarını veya gereksiz duraklamaları tercih etmeyeceklerini göz önünde bulundurarak, misafirlerinizin bütçelerini ve tercihlerini göz önünde bulundurun.

Covid-19’un Etkinlik Sektörüne Etkileri 

COVID-19 hayatımızın neredeyse her alanını etkiledi. 2020 yılının Mart ayında virüs 100'den fazla ülkeye yayıldı ve Dünya Sağlık Örgütü'nü küresel bir salgın ilan etmeye zorladı. Bunu kısa süre sonra benzeri görülmemiş karantinalar, katı seyahat yasakları ve sosyal mesafe önlemleri izledi. Johns Hopkins Üniversitesi'ne göre, bu yıl bugüne kadar dünya çapında yeni koronavirüs nedeniyle yaklaşık 60 milyon vaka ve bir milyondan fazla ölüm gerçekleşti. Durumlar böyle olunca etkinlik sektörü de oldukça pandeminin etkileri altında kaldı. Daha çok fiziksel olmasına alıştığımız etkinlikler daha çok dijital ortama yöneldi. Pandemi yarattığı dezavantajlar kadar bazı sektörlerin daha öne çıkmasına da ayak oldu. Sanal etkinliklerin aslında çok daha pratik ve az maliyetli olması bu sektörün daha tercih edilir ve talep gören bir sektör haline gelmesini sağladı. Bu noktada, önemli ve ertelenmemesi gereken diplomatik etkinlikler de daha kolay şekilde gerçekleştirildi. Hibrit etkinlikler sayesinde pandemi döneminde aksayacak hatta iptal edilecek birçok etkinlik bu sayede başarılı bir şekilde gerçekleştirildi. 

Diplomatik Etkinlikler Hibrit Ortamda Nasıl Düzenlenir? 

Hibrit bir konferans, sanal etkinliklere kıyasla çoğunlukla daha fazla personel gerektirir. Bu, katılımcıların ister şahsen isterse de online olarak katılsalar da değerli bir deneyim yaşamalarını sağlamak içindir. Hibrit etkinlik ekibinizi oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç önemli unsur vardır. Yaygın örneklerden bazıları, sanal tarafta doğru teknolojiyi seçmeye yardımcı olacak bir etkinlik teknolojisi uzmanı ve etkinliğinizin tüm sanal yönlerinin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak için bir yönetici yapımcı içerir. Fiziksel etkinlik ekibine gelince, mikrofonları ve internet bağlantılarını kontrol etmek için yerinde bir teknisyen bulundurulmalı ve sunum yapan kişilerin her iki izleyiciyle de etkili bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olmaktan bir sorumlu bulunmalıdır. 

Diplomatik etkinlikleri hibrit ortamlarda düzenlemek ise alınacak en mantıklı karar olabilir. Burada etkinliğe fiziksel olarak katılabilecekleri en iyi şekilde ağırlarken belli başlı nedenlerden dolayı fuar alanına gelemeyecek kişileri ise sorunsuz bir şekilde ilerleyen sanal platform üzerinde ağırlayabilirsiniz. Etkinliğinizi düzenlerken ihtiyacınız olan her şeyi uzman bir ekipten yardım alarak gerçekleştirebilirsiniz. Endless Fairs’ın katkılarıyla en son düzenlenen Türkiye - Çin Kültür ve İş Geliştirme Forumu hibrit ortamlarda düzenlenen diplomatik fuarlar için vereceğimiz en iyi örnek.  

Hibrit Bir Diplomatik Etkinliğe Örnek: Türkiye - Çin Kültür ve İş Geliştirme Forumu 

Başarılı hibrit bir diplomatik etkinliğe verebileceğimiz en iyi örnek de Türkiye - Çin Kültür ve İş Geliştirme Forumu. Türkiye - Çin Diplomatik İlişkilerinin 50. Yılında Türkiye - Çin İş Geliştirme Forumu Endless Fairs platformu üzerinde hibrit olarak düzenlendi. Türkiye - Çin İş Geliştirme ve Destekleme Derneği ile Çin Sanayi ve İş Adamları Derneği’nin öncülüğünde gerçekleşen bu etkinliğe her iki ülkenin bürokratları, iş adamları ve binlerce ziyaretçi katıldı.

Etkinliğin fiziki ayağı Ankara Congresium’da gerçekleşirken platformumuz üzerinde gerçekleşen sanal kısmı için etkinlik öncesi birçok çalışma yapıldı. Öncelikle bu organizasyonun sanal kısmının daha gerçekçi bir dünyada karşılanması için Ankara Congresium dijital dünyada 3d olarak modellendi. Dünyanın birçok yerinden etkinliğe katılan kişiler adeta fiziki dünyadaki alana giriş yaparcasına deneyim yaşadı. Maden, Gıda, Teknoloji, Bilişim, Turizm ve Sağlık sektörlerinin yoğunlukla yer aldığı forumda ülkeler arasındaki dostluk ve ticari ilişkiler hibrit ortamda güçlendi. Hem Türkiye hem de Çin’in bazı bakanlıklarının açılış konuşması ile başlayan etkinlik global arenaya taşındı ve birçok bürokratik etkinliğin sürdürülebilirlik düzleminde organize edilebilmesine örnek oldu.

Endless Fairs’ı tercih eden iş ortağımız bu etkinlikle birlikte karbon ayak izinden tasarruf sağlanması ve kaynakların daha doğru alanlarda kullanılması imkanını yarattığı için Endless Fairs ile daha farklı organizasyonlara da imza atacağını belirtti. Siz de hem diplomatik hem de istediğiniz herhangi bir alanda kusursuz bir hibrit etkinlik gerçekleştirmek istiyorsanız, Endless Fairs’ın uzman ekibine güvenebilir ve hayallerinizdeki etkinliği gerçekleştirebilirsiniz. Daha fazla bilgi almak için hemen bizimle iletişime geçin.