Etkinlik Pazarlama Planı Geliştirmek İçin 7 Önemli İpucu

Bir etkinlik yapmaya karar verdiğinizde uyguladığınız adımlar genelde nelerdir?

İlk başta bir plana tabi olmamız gerektiğinin herkes farkında diyebiliriz. Bir etkinlik plansız bir şekilde ne kadar ileri gidebilir ve ne kadar iyi sonuçlar verebilir ki? Uzun zamanlar ve emekler harcadığınız etkinliğinizde görseller ne kadar muhteşem görünürse görünsün, belirli planı ve çizelgesi olmayan herhangi bir etkinlik başarısız olmaya mahkumdur. Bu aşamada pek çok şey yanlış gidebilir ve emin olun ki gidecektir. Birçok öngörülen veya öngörülemeyen sorunlarla karşı karşıya kalabilirsiniz. Örneğin; katılımcılarınız standları zamanında tasarlayamayabilir, konuşmacılar birden ortadan kaybolabilir ve stand temsilcileri standlarını iyi bir şekilde yönetmiyor olabilirler. Bu nedenle etkinlik planlan kişiler her zaman bir etkinlik yönetim planı ve ajanda kullanırlar. Bu akışın küçük bir kısmı etkinlik pazarlama planıdır çünkü insanlar gelmezse, yapmalarını istediğiniz şeyi nasıl yapacaklar? Etkinliğiniz katılımcılar olmadan nasıl başarılı şekilde devam edecek? İşte kusursuz bir etkinlik pazarlama planı geliştirmek için önemli ipuçları: 

1. Etkinliğinizin Hedefini Tanımlayın.

İlk başta yapmanız gereken etkinliği neden düzenlediğinizi belirlemeniz olacaktır. Kendinize yönetmeniz gereken bazı sorular var. Alıcılar ile katılımcılar arasında bağlantı kurmak istiyor musunuz? Onlar için satış yaratmak istiyor musunuz? Yoksa sadece katılımcılara eğitim sunmak ve sektörlerdeki diğer kişilerle bağlantı kurmalarına yardımcı olmak mı istiyorsunuz?   

Etkinlik hedeflerinizi ve temel önlemlerinizi belirlemek, pazarlama alanındaki çabalarınızı ölçeklendirmenize yardımcı olacaktır.  Satışlarınızı artırmak istiyorsanız, hangi düzeyde satışlar sizin için başarı olacağını düşünün. Daha sonra bu satışları elde etmek için kaç katılımcıya ihtiyacınız olacak bunu hesaplayın.  Bu aşamaların hepsi doğru yerden başlamanıza yardımcı olacak önemli ipuçlarıdır. Ayrıca kendinize bu soruları da sormayı unutmayın: 

• Doğru hedef kitlenin katılımını sağlamak için pazarlama çabalarınızda hangi katılımcı ihtiyaçlarını hedeflemeliyim?

• Hedeflerim için ne tür bir pazarlama bütçesi ayırmam gerekiyor?

• Başarıyı nasıl ölçeklendireceğim?

2. Kanallarınızı Seçin.

Bir sonraki adım, hedef kitlenizi nerede bulacağınızı belirlemek olacaktır. Bir iş fuarı organize edeceğinizi hayal edelim, bunu pazarlamak için doğru kanallar web siteniz, sosyal kanallar ve Google Ads gibi ve aynı zamanda iş listeleme web siteleri gibi daha odaklı kanallar olacaktır. Dijital pazarlamanın bu günlerde ne kadar hızlı değiştiğini ve geliştiğini göz önüne alındığınızda, hedef kitlenizle en alakalı kanalları araştırmanız gerekir. Etkinlik pazarlama planınıza ekleyebileceğiniz olası kanalların bir listesi aşağıdaki gibi: 

• Facebook: Y kuşağı, X kuşağı ve Boomers'ı hedefleyen B2C şirketleri

• Facebook Grupları: Niş topluluklar - Her ilgi alanı, meslek ve hobi için bir Facebook grubu var.

• LinkedIn: İş profesyonelleri

• LinkedIn Grupları: Belirli ilgi alanlarına ve niş topluluklara sahip iş profesyonelleri

• Twitter: Halk neyin trend olduğuyla ilgileniyor

• Instagram: Y kuşağı ve Z kuşağı

• E-posta: Mevcut potansiyel müşteri listeniz

• Google Ads: Anahtar kelimelerinizi arayan herkes için ücretli arama

• Şirket blogu: Organik arama

• Basın bültenleri: Yayınlar

3. E-posta Pazarlama Kampanyaları Tasarlayın.

Hangi kanalları hedefliyorsanız hedefleyin, sürekli olarak verilen e-posta bunlardan biri olmalıdır. Ayrıca, markanız ve operasyonlarınızla zaten ilgilendikleri için mevcut listelerinizi hedeflemenin harika bir yoludur. Bunları planlamak için etkinliğiniz özelinde bir e-posta pazarlama planı oluşturun. Aşağıda verilen maddeleri dikkatli bir şekilde okuyunuz. 

• Gönderilecek e-posta sayısını belirleyin. Aynı zamanda göndereceğiniz hatırlatıcıların sayısını da içerecektir.

• Hedefleyeceğiniz listeleri seçin. Yalnızca kişileriniz olduğundan ve sizden e-posta almayı seçtiklerinden emin olun.

• Her e-postanın içeriğini belirleyin. Bir kayıt olma linki ile birlikte her iletişiminizde tarih ve saati ekleyin.

• Her bir e-posta gönderimi için zamanı ayarlayın.

• Girişleri, kayıtları ve tıklama oranlarını takip edin.

4. Sosyal Medya Tanıtımı için Görsel ve Metin Tasarlayın

Belki en önemli aşamalardan birine geldik. Sosyal medyanın gücünü ve ne kadar çok kişiye erişim sağlamanıza yardımcı olacağını tartışmaya dahi gerek yok. Bu nedenle, sosyal medya gönderileriniz için pazarlama teminatı oluşturun. Bu, hem gönderilerinizin başlıklarını hem de onlara eşlik eden görselleri içerecektir. Gönderilerin her biri için UTM'ler tasarlayın, böylece hangi kanalların en fazla etkileşimi sağladığını bilirsiniz. Bu aynı zamanda tanıtım çabalarınızı optimize etmenize yardımcı olacaktır. 

Kendine has bir etkinlik hashtag'i oluşturmayı ve bunları sosyal gönderiler de dahil olmak üzere tanıtım faaliyetlerinizde kullanmayı unutmayın. Akılda kalıcı bir hashtag sadece markalaşma için değil, aynı zamanda sosyal dinleme yapmanın da kolay bir yoludur. Hashtag'inizi platformlar arasında takip etmek, izleyicilerin etkinlik öncesinde, sırasında ve hatta sonrasında neler söylediğini görmenize yardımcı olacaktır.

5. Tüm Ortakları Bir Araya Getirin

Bir ticaret fuarının katılımcıları gibi etkinliğiniz için başka kuruluşlarla ortaklık yapıyorsanız, onlarla koordine olmak ve pazarlama teminatı toplamak isteyeceksinizdir. Ayrıca, bir dalgalanma etkisi yaratmak için sizi pazarlama kanallarından tanıtmalarını da talep edebilirsiniz. Konuşmacılar ve katılımcılar, etkinliğinize değerlendirme amacıyla bir not verebilir ve izleyicilerine etkinlikte bulunacaklarına dair bilgi verebilir. 

6. Etkinlik Sırasında Gösterilecek Tasarım Pazarlama Broşürü

Sanal etkinlikleriniz için çeşitli yerlere yerleştirilecek afişlere ve standlara ihtiyacınız olacak. Bunlardan bazılarını ortaklarınızdan temin ederken aynı zamanda kendi markanızı da tanıtmanız gerekir. Sonuçta, bildiğiniz üzere organizatör sizsiniz. Ana lobideki hoş geldiniz başlığı, markanızı ve konferansı belirgin bir şekilde öne çıkarmasına dikkat edin. Ayrıca sanal alanınızın tasarımına bağlı olarak salonlara veya stantlara herhangi bir logo veya reklam yerleştirmeniz gerekecektir. Etkinliğinizde videolar ve PDF kaynakları da barındırabilirsiniz.

Tüm bu kaynakları grafik ve pazarlama ekibinize atayın. Etkinliğiniz için zamanında teslim edilmeleri adına son tarih belirleyin. Unutmayın, revizyonlar için de zamana ihtiyacınız olacak.

7. Başarıyı Ölçeklendirin 

Tüm bu etkinlik süreci bittiğinde ve her şey ortadan kalktığında, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını bilmeniz size ileriye yönelik kazanımlar sağlayacaktır. UTM bağlantıları, tıklama oranları aracılığıyla kanallarınızın her birinin performansını izleyin. Ayrıca her bir kanalınızdan kaç kayıt aldığınızı görmelisiniz. Bu amaçla bir elektronik tablo oluşturun ve etkinliğiniz yayına girene kadar düzenli olarak güncelleyin!

Etkinlik pazarlama planı, pazarlama ihtiyaçlarınızı etkinlik ihtiyaçlarınızla uyumlu hale getirmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca markanızı güçlendirmenize, etkinliğinizi daha fazla göze çarpmanıza ve etkinliğinizi başarıya hazırlamanıza yardımcı olacaktır.

İyi bir şekilde belirlenmiş hedeflerle başladığınızdan emin olun, ardından pazarlama çalışmalarınız için doğru kanalları seçin, tüm e-posta pazarlama kampanyalarınızı tasarlayın, görsellerinizi rayına oturtun, ortaklardan katkıda bulunmalarını isteyin, ilgili pazarlama materyallerini tasarlayın ve performanslarını yakından izleyin. Bu ve bunun gibi yararlı ipuçlarını öğrenmek için Endless Fairs’ın bilgilendirici blog yazılarını takipte kalın.