Sanal Etkinlikler Nedir? Nasıl Faaliyet Gösterirler?
Etkinlik sektöründeki son zamanlarda popülaritesini arttıran sanal etkinlikler nedir ve nasıl faaliyet gösterir gibi merak edilen soruların cevaplarını aşağıdaki yazımızda paylaştık!
Pandemi süreci hepimizin şahit olduğu gibi tüm hayatımızı etki altına aldı. Bununla birlikte, birçok olguya yeni değişiklikler getirdi. Covid-19’un ortaya çıkmasıyla birlikte etkinlik endüstrisini bir süre geleneksel toplantı veya konferanstan sanal bir toplantıya veya sanal konferansa geçme konusunda çeşitli zorluklar yaşandı. 2022’ye sayılı kalan bu günlerde, yaklaşan yüz yüze etkinliğinizi dijital ögeler ekleyerek karma bir etkinliğe dönüştürmeyi ve bu adımın size neler sağlayacağını düşündünüz mü? Bu yazıda sizlerle 2022'de düzenlemek istediğiniz hibrit etkinlikler için birbirinden önemli öneriler paylaşacağız.
Eğer İlk kez bir hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, muhtemelen başarılı bir hibrit etkinliğin nasıl yürütüleceği konusunda önerilere ihtiyacınız olacaktır. Online katılımcı oluşturmak, marka bilinirliğini artırmak ve etkinlik hedeflerinize ulaşmak için uygulayabileceğiniz bazı yararlı ipuçları yazımızda.
1. Güvenilir Bir Etkinlik Platformu Kullanın.
Hibrit etkinliklerin hem fiziksel hem de sanal yönleri olduğundan dolayı uzaktaki hedef kitleniz bu teknolojiye güveneceğinden güvenilir bir olay teknolojisi platformuna ihtiyacınız olacaktır. Eğer etkinliğinize çok fazla uzaktan katılan katılımcınız varsa başarılı bir hibrit etkinlik için ihtiyaç duyacağınız tüm avantajları size sunabilen güvenilir bir platforma ihtiyaç duyarsınız. Fiziksel oturumların eşzamanlı canlı akışı, cihazlar arasındaki eş zamanlılık ve mobil etkinlik uygulamalarının sorunsuz çalışması gibi birçok noktada anlık ve verimli sonuçlar alacağınız bir platforma ihtiyacınız olacaktır.
Canlı bir akış veya video yükleme seçeneği, canlı sohbetler, olası satış oluşturma ve biletleme ve kayıt sistemleri, bir etkinlik uygulaması aracılığıyla sanal etkinlik ve fiziksel etkinlik bileşenlerini sorunsuz bir şekilde entegre edebilecek bir etkinlik teknolojisi platformu arıyor olmalısınız. Aradıklarınız ve daha fazlasını Endless Fairs’ın sağlam altyapısıyla deneyimleme fırsatı bulabilirsiniz. Ticaret fuarları, kongreler, konferanslar, zirveler ve web seminerleri lansman, tanıtım günleri, hibrit toplantılar ve ödül törenleri, festival, konser ve canlı performans etkinlikleri hibrit etkinlikler, sanal etkinlikler ve ihtiyacınız olan tüm etkinlikler Endless Fairs’ta sizi bekliyor.
2. Sponsorlardan Yardım İsteyin.
Sponsorlar, etkinlik markanızın fon toplaması için harika yollardan biridir. Ancak, bu finansmanı sağlamaları, başka şekillerde de yardım etmek istemeyecekleri anlamına gelmez. Sponsorunuz etkinlik pazarlaması, marka yönetimi ve genel etkinlik deneyimine yakından dahil olmalıdır. Ne de olsa, olumsuz bir katılımcı deneyimi, etkinlik markanızın yanı sıra onlara da kötü yansıyacaktır ve özellikle sektördeki rakipleri veya meslektaşları etkilemek amacıyla kurumsal bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, kötü izlenimler bırakmak istemezsiniz.
Sponsorlarınızı bu noktada sorumlu tutun ve etkinliğinizin diğer yönlerine katılmalarını sağlayın. Bu durum işlerin sorunsuz yürümesine yardımcı olacak, etkinlik markanızı meşrulaştırmaya yardımcı olacak ve sponsorlara yatırımlarından maksimum kazanç elde etmelerini sağlayacaktır.
3. Sosyal Medyada Tanıtım Yapın.
Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında sosyal medyanın en iyi sizi duyuracak ve reklamınızı yapacak platformlardan biri olduğunu unutmayın! Sosyal medya platformları, mevcut ve potansiyel kitlelerinizle bağlantı kurmanın şüphesiz ki harika bir yoludur. Etkinlik sırasında, insanların Twitter üzerinden gelişmeleri takip edebilmeleri için etkinlik anında canlı tweetler paylaşacak bir ekip üyesi belirleyin.
Etkinlikten sonra, katılım düzeylerini yüksek tutmak için resimler, videolar ve gelecek için planlarınızı yayınlayın. Facebook, Instagram, Twitter, YouTube ve LinkedIn'de bu paylaşımları yapabileceğiniz en iyi sosyal medya platformlarıdır. Bu sayede, insanların deneyimlerini hatırlamasını ve sosyal medyada paylaşım yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu olumlu deneyimler paylaştıkça çoğalır ve etkinliğiniz kulaktan kulağa duyularak büyümeye başlar.
4. Etkinliğinizin Düzenlemelerini Baştan Yapın ve Sık Kontrol Edin.
Etkinliğinizin kurum içi fiziksel teknoloji ile gelişmiş sanal etkinlik teknolojisini karışacağı düşünüldüğünde, büyük olasılıkla bu teknolojilerin birlikte nasıl çalışacağını ve etkinliğinizin nasıl sürdüreceğini anlamanız gerekecektir. İlk kez hibrit bir etkinlik düzenliyorsanız eğer bu süreçteki lojistik yönetimin zor olacağını başta vurgulamamız gerekiyor. Etkinliğinizin en baştan itibaren çalışmasını denetlemek, her sunucunun ekipmanı test etmesine, sanal platformda gezinmesine, çevrimiçi izleyicinin platformla nasıl etkileşime gireceğini yapılandırmasına ve her oturumun bir sonrakine sorunsuz bir şekilde akmasını sağlar. Tüm katılımcıları, hibrit bir ticaret fuarı sırasında stantta çalışan herkesi ve etkinliğin dijital etkinlik kısmı için içerik yüklemesi gerekebilecek herkesi dahil ettiğinizden emin olun. Böylece, herkesin katılımı için gerekli görevleri yerine getirirken aynı zamanda kendilerini rahat hissetmesini sağlayacaktır. Etkinlik yönetiminden sorumlu olan kişilerin katılımcılar ve canlı sohbet özellikleri hakkındaki bilgilere nasıl erişeceği gibi bileşenleri de test etmelidir.
5. Potansiyel Müşteri Yaratma ve Analiz Çıkarma Noktasında Hazırlıklı Olun.
Geçmişte online biletleme veya online kayıt yöntemi kullandıysanız eğer yazılımın konuklar hakkında bilgi toplama ve bazı analitik geri bildirim sağlama yetisini biliyorsunuz demektir. Sanal bir etkinlik platformunun, katılanların iletişim bilgilerinden çok daha fazlasını görebileceğini fark edin. İyi bir sanal etkinlik platformu, bir eğitim oturumuna katılan katılımcıları, sanal bir sergi salonuna nereye gittiklerini, ana konuşmacı ile nasıl etkileşime girdiklerini, hangi etkinlik öğeleriyle etkileşime girdiklerini ve kimin yanıtladığını ölçebilecektir. Bu aşamada anket soruları ve daha fazla hizmetler de analiz yapmanıza olanak sağlar. Bu durum sunum yapan kişiler için oldukça önemli bir bilgidir. İlgili bilgilerin sponsorlar ve sunum yapan kişilerle paylaşılabilmesi için etkinlikten önce bu özellikleri incelediğinizden emin olun.
2022 yılı hibritin yılı olacak. Yeni yılda hayalinizdeki etkinliklere son teknoloji ürünler kullanarak ve çağın gereksinimlerine ayak uydurarak ulaşmaya ne dersiniz? Yeni yılla hibriti Endless Fairs’la deneyimlemeye hazır olun. Hibrit etkinlikler hakkında merak ettiğiniz tüm soruların cevapları özenle hazırladığımız blog yazılarımızda. Dijital etkinliklerin gücünü keşfetmek için Endless Fairs’ı takipte kalın. Daha fazla bilgi edinmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
